MS Excel, noto anche come Microsoft Excel, è un software ampiamente utilizzato nella maggior parte delle aziende o aziende in tutto il mondo. Fornisce vari strumenti, funzioni e caratteristiche per rendere questo software redditizio per le aziende globali in vari campi. Pertanto, per apprendere e organizzare correttamente i dati utilizzando Excel, dobbiamo conoscere la definizione e le basi di questo potente software.

Questo articolo discute la definizione di MS Excel e le sue nozioni di base per aiutarci a familiarizzare con questo potente software.

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Definizione di Microsoft Excel

Per definizione, 'Microsoft Excel è un programma di fogli di calcolo creato da Microsoft che utilizza tabelle per registrare e analizzare dati numerici e statistici con formule e funzioni'.

In parole semplici, MS Excel è un potente programma di fogli di calcolo incluso in Microsoft Office e viene utilizzato principalmente per registrare dati in tabelle. È composto da diverse righe e colonne che possono essere utilizzate per inserire dati. Il programma è considerato utile per varie attività, come il calcolo delle spese settimanali, la creazione di buste paga, la contabilità e l'ordinamento/filtraggio interattivo dei dati in base a vari criteri.

Cronologia e versioni di MS Excel

MS Excel è uno dei più vecchi programmi software per fogli di calcolo e ha subito numerosi aggiornamenti e correzioni. Questo potente programma per fogli di calcolo è stato inizialmente rilasciato nel 1985 per i sistemi basati su Macintosh. Successivamente, è stato rilasciato per altre piattaforme popolari, incluso Windows.

Nella tabella seguente è riportato l'elenco di tutte le versioni di Excel finora rilasciate per Macintosh:

Nella tabella seguente è riportato l'elenco di tutte le versioni di Excel finora rilasciate per Windows:

È importante notare che la versione 4.0 di Excel era inclusa come parte di Microsoft Office Suite in Office versione 3.0. Da allora Excel è stato continuamente aggiornato con la suite Office.

Caratteristiche di Microsoft Excel

All'inizio, Excel ha svolto un ruolo cruciale nell'esecuzione di varie operazioni finanziarie per le imprese, tra cui la contabilità e la tenuta dei registri. Tuttavia, nel corso del tempo ha ricevuto numerosi aggiornamenti, che in genere hanno contribuito a rendere Excel un software indispensabile per i processi aziendali. L'ultima versione di Excel è dotata di un'ampia gamma di funzionalità.

Alcune delle funzionalità essenziali di Microsoft Excel includono quanto segue:

Intestazione e piè di pagina: Come i documenti Word, possiamo anche utilizzare un'intestazione/piè di pagina nei nostri documenti Excel. Si trova nella parte superiore e inferiore di ciascuna pagina di un documento di foglio di calcolo.

Trova e sostituisci: MS Excel ci consente di trovare i dati desiderati, come testo o numeri, utilizzando la funzione Trova nel foglio di lavoro. Inoltre, possiamo anche sostituire i dati esistenti con dati aggiornati personalizzati.

Protezione della password: Utilizzando la password, possiamo proteggere la nostra cartella di lavoro Excel da accessi non autorizzati. Questa funzionalità in definitiva ci aiuta a mantenere i nostri dati protetti.

Filtraggio dei dati: Il filtraggio dei dati rappresenta un modo più rapido per trovare e continuare a lavorare con un sottoinsieme di dati in un intervallo selezionato. La funzionalità di filtraggio dei dati è utile e include le opzioni Filtro automatico e Filtro avanzato.

Ordinamento dei dati: Utilizzando la funzione di ordinamento dei dati, possiamo organizzare i dati dei fogli di lavoro Excel in alcuni ordini logici. Excel in genere ci consente di ordinare i dati in vari modi, incluso l'ordine ascendente o discendente.

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Formule integrate: MS Excel contiene un'ampia gamma di formule che possiamo utilizzare per eseguire calcoli da facili a complessi. Alcune formule di base includono la somma, la sottrazione, la moltiplicazione, la divisione, la media, il minimo, ecc.

Aggiornamento dati in tempo reale: In Excel applichiamo diverse funzioni per calcolare i valori e ottenere i risultati desiderati. Se sostituiamo alcuni valori esistenti con quelli nuovi, Excel aggiorna automaticamente i risultati nelle celle corrispondenti.

Inserimento di grafici: Una delle caratteristiche principali di Excel è la disponibilità di vari grafici, come grafici a torta, grafici a barre, grafici a linee e altro. Questi grafici a volte possono fare un'enorme differenza nell'analisi e nel confronto dei dati.

Oltre alle funzionalità standard dei fogli di calcolo, Excel fornisce anche supporto alla programmazione tramite Visual Basic for Applications (VBA) di Microsoft e la possibilità di accedere ai dati da fonti esterne tramite Dynamic Data Exchange (DDE) di Microsoft.

Usi di MS Excel

MS Excel è ampiamente utilizzato per organizzare i dati ed eseguire calcoli da facili a complessi per ottenere risultati per l'analisi finanziaria. È preferito in quasi tutti i settori aziendali e nelle aziende di piccole e grandi dimensioni.

Nonostante ciò, viene utilizzato anche per la gestione delle spese e altre cose basate sui dati per le esigenze domestiche. Non è sbagliato affermare che gli usi di MS Excel sono quasi infiniti. Diverse persone utilizzano questo potente software secondo le loro esigenze.

Alcuni degli usi essenziali di MS Excel sono elencati di seguito:

• Inserimento dati
• Gestione dati
• Analisi finanziaria
• Modellazione finanziaria
• Contabilità
• Gestione del tempo
• Gestione dei compiti
• Programmazione (VBA)
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
• Grafici, grafici e reporting

In particolare, Excel è un requisito per tutti i dati che devono essere organizzati.

L'interfaccia Excel

L'interfaccia di Excel è semplice e può essere compresa facilmente. Questo è importante per comprendere l'interfaccia principale per iniziare a lavorarci.

L'immagine seguente mostra tutte le sezioni principali di Excel, inclusa la barra della formula, la riga, la colonna, la cella, la scheda del foglio di lavoro, ecc.

Parliamo brevemente di tutti i termini visualizzati nell'immagine sopra:

Cellula:Il punto di intersezione di una riga e di una colonna viene definito cella. Excel contiene diverse celle in un foglio di lavoro. Ogni cella è identificata da un indirizzo univoco formato combinando due caratteri, come la lettera di una colonna e il numero di una riga.Riga:Una riga è uno spazio orizzontale in una tabella utilizzato per registrare i dati. Excel contiene diverse righe in un foglio di lavoro. Ogni riga ha un numero univoco, a partire da 1.Colonna:Una colonna è uno spazio verticale in una tabella utilizzato per registrare i dati. Excel contiene diverse colonne in un foglio di lavoro. Ogni colonna ha un indirizzo univoco rappresentato da una lettera, a partire dalla lettera A.Foglio di lavoro:Un foglio di lavoro Excel si riferisce all'area di righe e colonne che insieme formano una tabella. Possiamo aggiungere grafici, forme e altri oggetti supportati desiderati al foglio di lavoro. Viene anche definito foglio di calcolo o foglio.Cartella di lavoro:Una cartella di lavoro Excel si riferisce al file principale che include fogli di lavoro e oggetti correlati.

Nozioni di base di MS Excel

Dobbiamo conoscere le basi di MS Excel per iniziare a lavorarci. Di seguito sono riportate alcune cose fondamentali da imparare:

Apertura di un MS Excel

Aprire MS Excel è la prima cosa che dobbiamo sapere per lavorarci. Possono esserci diversi modi per aprire un MS Excel, come ad esempio:

• Possiamo aprirlo facendo doppio clic sulla sua icona direttamente dal desktop se installato utilizzando le impostazioni predefinite.
  
• Possiamo aprirlo facendo doppio clic sul suo nome dal menu Start, presente all'interno della cartella MS Office.
  
• Possiamo utilizzare la funzione 'Ricerca di Windows' e inserire il testo 'Excel'. Verranno visualizzati tutti i file e i programmi con questo nome presenti sul computer. Pertanto, possiamo fare doppio clic sul suo nome sotto i programmi per aprirlo.
  

È importante notare che MS Excel deve essere installato sulla macchina e solo allora potremo aprirlo. Se non troviamo il programma seguendo i passaggi precedenti, significa che il sistema non ha la suite Office.

Apertura di un foglio di calcolo

Dopo aver aperto MS Excel, ci verrà chiesto di procedere ulteriormente. Più precisamente, vengono visualizzate diverse tessere tra le quali possiamo scegliere quella desiderata e iniziare a lavorarci. Se vogliamo iniziare a lavorare da zero, possiamo selezionare il riquadro 'Cartella di lavoro vuota' e avviare un foglio di calcolo nero.

Inoltre, se abbiamo un file Excel esistente e vogliamo lavorarci sopra, possiamo cliccare su 'Apri altre cartelle di lavoro' dall'angolo inferiore sinistro. Successivamente, possiamo individuare il file utilizzando Esplora file e fare doppio clic su di esso. Il file esistente verrà aperto immediatamente.

Lavorare con la barra multifunzione

La barra multifunzione viene definita pannello di controllo centrale per Excel. Questo potente strumento si trova nella parte superiore della finestra dopo aver aperto Excel.

Possiamo fare quasi tutto in Excel dalla barra multifunzione.

Una barra multifunzione contiene diverse schede, come Home, Inserisci, Layout di pagina e altro, e ciascuna scheda è composta dal numero di pulsanti per elaborare diversi comandi in Excel. La cosa migliore di questi pulsanti è che se posizioniamo il cursore del mouse su qualsiasi pulsante, ci dice quale compito svolgerà.

Oltre a questo, Excel ci consente di personalizzare il nastro secondo la nostra scelta. Possiamo nascondere/mostrare e inserire nuovi comandi di conseguenza.

Gestire i fogli di lavoro

Un'altra caratteristica eccellente di Excel è che le cartelle di lavoro di Excel possono avere più fogli di lavoro. Possiamo gestire diversi fogli di lavoro della cartella di lavoro direttamente dalla parte inferiore della finestra. In una 'cartella di lavoro vuota' predefinita, possiamo vedere un singolo foglio con il nome 'Foglio1'.

Per inserire più fogli di lavoro, possiamo utilizzare a più (+) segno, che viene fornito accanto al nome del foglio. Inoltre, possiamo fare clic con il pulsante destro del mouse sul suo nome per visualizzare il numero di altre opzioni relative ai fogli. Possiamo fare clic su queste opzioni per gestire i fogli di lavoro di conseguenza.

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Immissione dei dati

L'immissione dei dati in Excel è uno dei passaggi fondamentali. Sebbene sia il passaggio iniziale che dobbiamo eseguire in Excel per iniziare a lavorare con i dati, è abbastanza semplice e quasi senza sforzo.

Per inserire i dati, possiamo selezionare la cella specifica e iniziare a premere di conseguenza il pulsante della tastiera. Nonostante ciò, possiamo anche farlo copiare, tagliare e incollare dati in Excel da altri programmi. Oltre a questo, possiamo anche importare i dati da altri file.

Excel ci consente di utilizzare testo, numeri, simboli e altri caratteri richiesti per l'immissione dei dati.

Esecuzione di calcoli

Un'altra grande caratteristica di Excel è che possiamo eseguire vari calcoli sui nostri dati. Eseguire calcoli di base in Excel è semplicissimo.

Possiamo utilizzare segni matematici tra i dati e i risultati verranno forniti automaticamente. Ad esempio, se inseriamo = 4+5 in una qualsiasi delle celle e premere il pulsante Invio, la cella visualizzerà il valore 9 , qual è somma di 4 e 5. Inoltre, se selezioniamo una cella particolare, la formula originale (qualunque cosa abbiamo inserito in quella cella) verrà visualizzata sulla barra della formula.

In un altro modo possiamo anche utilizzare i riferimenti di cella e inserire tra di essi le operazioni matematiche. Ciò deriverà anche il risultato corrispondente. Ad esempio, supponiamo di inserire 4 nella cella A1 e 5 nella cella B1. Prossimo, inseriamo = A1+B1 nella cella C1. In questo modo, cell C1 visualizza la somma dei valori indicati nelle celle A1 e B1.

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Allo stesso modo, possiamo eseguire altri calcoli aritmetici in Excel.

Utilizzo delle funzioni

Ottenere risultati utilizzando le funzioni di Excel è uno dei compiti essenziali e può ridurre in una certa misura il tempo del processo di lavoro.

In particolare, la maggior parte delle funzioni/formule accettano insiemi di numeri come input e forniscono i risultati corrispondenti. Parliamo di questo con un semplice esempio:

Supponiamo di inserire 4 nella cella A1 e 5 nella cella B1. Successivamente, inseriamo = SOMMA(A1;B2) In cella C1. In questo modo, cell C1 visualizza la somma dei valori indicati nelle celle A1 e B1.

Excel ha una vasta gamma di funzioni preziose. Per visualizzare le diverse funzioni, possiamo accedere alla scheda 'Formule' e selezionare da lì la categoria specifica. Excel visualizza tutte le funzioni supportate di quella particolare categoria.

Una volta acquisita familiarità con le funzioni, possiamo inserisci il segno uguale (=) all'interno della cella e scrivi l'inizio di qualsiasi funzione al suo interno. Quindi, Excel visualizza automaticamente le funzioni corrispondenti e la loro sintassi. Possiamo selezionare la funzione e procedere ulteriormente secondo la sintassi.

Salvare il nostro lavoro

Una volta terminato il nostro lavoro, dobbiamo salvarlo in un file. Se chiudiamo Excel senza salvarlo, perderemo il nostro lavoro. Il modo più semplice per salvare un file Excel su un computer è premere una scorciatoia da tastiera 'Ctrl+S'. Dopo aver premuto questa scorciatoia, Excel ci chiederà di scegliere un nome file e la posizione in cui salvarlo.

Possiamo anche fare clic su 'Salva' pulsante situato sul 'Barra degli strumenti di accesso rapido'. Questo pulsante ci aiuta anche a salvare i dati temporanei in un file esistente.

Punti importanti da ricordare

Ci sono molte cose cruciali che dobbiamo sapere prima di iniziare a lavorare su Excel. Alcune delle cose più importanti da ricordare sono elencate di seguito:

• Excel ci consente di utilizzare un'ampia gamma di scorciatoie da tastiera per rendere più veloce il nostro processo di lavoro. Dobbiamo utilizzare i tasti di scelta rapida di Excel e aumentare la produttività del nostro processo di lavoro.
• Quando vogliamo condividere un file Excel con qualcuno e non sono necessarie ulteriori modifiche, dobbiamo salvare il file in formato pdf. Questo formato non è facile da modificare, rendendo i dati protetti da input non autorizzati. Inoltre il formato pdf è meglio conosciuto anche per la stampa.
• Excel ci consente di utilizzare diverse estensioni di file. Tuttavia, ogni estensione ha i suoi usi. In particolare l'estensione XLSX è il formato predefinito per i file excel quando al suo interno non sono presenti macro VBA.
• Se il file Excel contiene grandi quantità di dati (solitamente più di 10 MB), dobbiamo utilizzare l'estensione XLSB. È più veloce e compatibile con tutte le funzioni, la formattazione e persino le macro VBA. Tuttavia, questo formato potrebbe non essere supportato in altri programmi di fogli di calcolo.
• Poiché Excel supporta la programmazione VBA, non dobbiamo aprire un file Excel ricevuto da fonti non attendibili perché potrebbe contenere alcuni codici vulnerabili.
• Quando salviamo un file Excel utilizzando il comando 'Salva con nome', dobbiamo essere cauti; in caso contrario, potremmo finire per sostituire erroneamente il file con quello originale. In questo modo, a volte potremmo perdere dati essenziali.