Un sistema informativo di gestione (MIS) è a computer sistema di hardware e software che funge da base per le operazioni di un'organizzazione. Un MIS raccoglie dati da vari sistemi online per supportare il processo decisionale del management, analizza le informazioni e riporta i dati.

In un'organizzazione, viene utilizzato per il coordinamento, il controllo, l'analisi e la visualizzazione delle informazioni. Persone, procedure e tecnologia sono tutti coinvolti nello studio dei sistemi informativi gestionali in un contesto organizzativo. Fornisce alle aziende e alle organizzazioni una tecnologia che facilita la comunicazione e il flusso di informazioni, aiutando nella risoluzione dei problemi e dando all'organizzazione un vantaggio competitivo.

Ruolo del MIS

Un sistema informativo di gestione (MIS) è un database computerizzato di dati finanziari creato e progettato per generare rapporti regolari sulle operazioni per tutti i livelli di gestione all'interno di un'azienda. Inoltre, in genere è possibile ottenere facilmente report specifici dal sistema. L'obiettivo principale del MIS è fornire ai manager un feedback sulle loro prestazioni in modo che il top management possa tenere d'occhio l'intera azienda. Il MIS spesso confronta i dati 'effettivi' con i risultati 'pianificati' e con i risultati dell'anno precedente per valutare i progressi verso gli obiettivi.

I dati provenienti dai dipartimenti e dalle funzioni aziendali vengono inviati al MIS. Alcune informazioni vengono raccolte automaticamente attraverso le casse collegate al computer, mentre altre informazioni vengono inserite manualmente a intervalli regolari. Altri report vengono acquisiti utilizzando linguaggi di query integrati, mentre i report di routine sono preprogrammati ed eseguiti periodicamente o su richiesta. I manager utilizzano le funzioni di visualizzazione integrate nel sistema per verificare i progressi sui PC collegati al MIS tramite reti. Anche l'andamento delle azioni della società viene monitorato e mostrato da diversi sistemi sofisticati.

Evoluzione del MIS

È utile dividere la storia dei sistemi informativi gestionali in quattro o cinque periodi per dare un senso alla sua evoluzione.

Dalla metà degli anni '60 alla metà degli anni '70:

I sistemi informativi erano centralizzati durante i primi anni del MIS computerizzato e si concentravano solo sui requisiti di gestione e governance. I dipartimenti di contabilità erano responsabili della maggior parte dei sistemi informativi e dei relativi rapporti.

Dalla metà degli anni '70 alla metà degli anni '80:

Anche se il MIS era ancora concentrato principalmente sulla gestione e sulla supervisione, altri dipartimenti cominciavano a trarre vantaggio dalla tecnologia. La forma e la portata di ulteriori gruppi direttivi dei sistemi informativi e di iniziative guidate dagli utenti spesso hanno dato vita a progetti.

Dalla metà degli anni '80 alla fine degli anni '90:

Questo periodo ha visto la crescita dei sistemi informativi centralizzati e la decentralizzazione delle informazioni. Ogni divisione ha la sua rete informatica. La gestione delle informazioni veniva spesso definita 'pascolare i gatti'. Durante questo periodo in molte aziende si è sviluppato un nuovo lavoro per gestire l'acquisizione e il funzionamento di vari sistemi informativi.

Dalla fine degli anni 90 ad oggi:

Nel periodo moderno i sistemi informativi sono ancora strettamente legati alla governance e alla gestione, ma sono ampiamente dispersi e accessibili a quasi tutti i dipendenti su diverse piattaforme. Affinché un'azienda cliente possa accedere facilmente alle informazioni sui fornitori e i suoi consumatori, a loro volta, possano accedere a tali informazioni, molti sistemi informativi sono integrati tra le varie aziende.

Oggi in avanti:

delimitatore Java

La rapida crescita della larghezza di banda Internet ha comportato una dipendenza significativa dal cloud computing. Alcuni sostengono che ciò preannuncia una nuova era nell’ascesa del lavoratore e che questa è l’era dei sistemi informativi gestionali. Al giorno d'oggi, quasi tutti i dipendenti possono esprimere giudizi consapevoli grazie agli strumenti facilmente accessibili su diverse piattaforme. La distinzione tra chi crea e chi utilizza le informazioni MIS sta diventando sempre più confusa.

I pilastri del MIS

Gestione, Informazione e Sistema costituiscono i tre pilastri del MIS. Questi sono descritti più avanti.

Gestione:Arte di raggiungere obiettivi tramite e in collaborazione con membri di gruppi formalmente stabiliti. Sono responsabilità gestionali:
• Pianificazione
• Organizzare
• Personale
• Dirigere
• Controllare
Informazione:Dati con un contesto e un significato, dove i dati sono informazioni non elaborate su un'entità (l'entità è l'oggetto di interesse)Sistema:Un gruppo di elementi interconnessi con un confine distinto che cooperano per raggiungere un unico obiettivo.

Componenti del MIS

Cinque componenti compongono un sistema informativo di gestione: persone, processi aziendali, dati, hardware e software. Per raggiungere gli obiettivi aziendali, ciascuno di questi componenti deve cooperare.

Persone:Questi sono gli utenti del sistema che lo utilizzano per tenere traccia delle transazioni commerciali quotidiane. Gli utenti sono generalmente professionisti istruiti, come responsabili delle risorse umane e contabili.Procedure aziendali:Queste sono le migliori pratiche generalmente accettate che istruiscono gli utenti e ogni altro componente su come operare in modo efficace. Utenti, consulenti e altre persone creano procedure aziendali.Dati:Le transazioni commerciali quotidiane documentate. I dati vengono raccolti per le banche tramite transazioni come depositi e prelievi.Hardware:computer, stampanti , apparecchiature di rete e altri elementi costituiscono l'hardware. L'hardware offre la possibilità di elaborare i dati. Inoltre, vengono fornite funzionalità di rete e di stampa.Software:Si tratta di applicazioni che utilizzano l'hardware per funzionare. Il software di sistema e il software applicativo sono le due divisioni principali del software. Il sistema operativo viene definito software di sistema. Il software applicativo descrive il software specializzato utilizzato per svolgere operazioni aziendali.

Obiettivo del MIS

Gli obiettivi principali di un MIS sono assistere i dirigenti nelle decisioni che promuovono la strategia aziendale e implementare la struttura organizzativa e le dinamiche dell'azienda per gestire l'organizzazione in modo più efficace e ottenere un vantaggio competitivo.

Alcuni obiettivi del MIS sono i seguenti:

Acquisizione dei dati:I dati vengono raccolti da MIS da varie fonti interne ed esterne dell'organizzazione. I dati potrebbero essere acquisiti manualmente o tramite terminali di computer.Trattamento dei dati:I dati registrati vengono elaborati per creare le informazioni necessarie. L'elaborazione dei dati comprende attività quali calcolo, ordinamento, categorizzazione e riepilogo.Archiviazione delle informazioni:I dati elaborati o non elaborati vengono conservati nel MIS per un ulteriore utilizzo. Tutte le informazioni che non sono immediatamente necessarie vengono conservate come record affinché l'organizzazione possa utilizzarle in seguito.Recupero delle informazioni:Se e quando necessario, il sistema informativo gestionale ottiene i dati dai suoi database per vari utenti.Diffusione delle informazioni:Gli utenti dell'organizzazione ricevono informazioni, un prodotto finito del sistema informativo gestionale. Si verifica regolarmente o online tramite un terminale di computer.

Caratteristiche del MIS

Approccio di sistema:Il MIS aderisce all'approccio di sistema, che denota una procedura passo passo per esaminare il funzionamento di un sistema nel contesto dell'obiettivo per il quale è stato creato. Ciò implica avere una prospettiva globale su come funzionano i sottosistemi organizzativi.Orientato alla gestione:La natura orientata alla gestione del MIS suggerisce che sia necessario utilizzare una metodologia di progettazione MIS top-down. Secondo un approccio top-down, le esigenze gestionali e gli obiettivi aziendali vengono decisi all'inizio dello sviluppo del sistema. MIS suggerisce un management che lavora dinamicamente con lo sviluppo del sistema per raggiungere la completezza delle decisioni gestionali.Secondo i requisiti:Il MIS dovrebbe essere progettato e sviluppato sulla base dei dati di cui i manager hanno bisogno. Pianificazione strategica, controllo di gestione e controllo operativo sono tre livelli separati in cui si trovano le necessarie informazioni di progettazione e sviluppo. Di conseguenza, il MIS dovrebbe soddisfare le esigenze specifiche dei manager ai vari livelli della gerarchia di un'organizzazione.Focalizzati sul futuro:Il MIS dovrebbe essere progettato e sviluppato pensando al futuro in modo da non limitarsi a fornire solo dati storici.Integrato:Un MIS completo combina tutti i suoi sottocomponenti per fornire i dati pertinenti per prendere una decisione saggia. Un elemento essenziale del MIS è un sistema integrato che combina dati provenienti da diversi domini operativi.Flussi di dati comuni:Questa idea è alla base di diverse prospettive fondamentali sull’analisi del sistema, tra cui la riduzione delle duplicazioni, l’unione delle attività correlate e la razionalizzazione dei processi. L'aumento del flusso comune di dati è un'idea sensata ed economicamente vantaggiosa.Pianificazione a lungo termine:Poiché il MIS implica una pianificazione logica per il successo di un'organizzazione, dovrebbe sempre essere sviluppato come un piano a lungo termine. L'analista dovrebbe considerare le esigenze del business e le analisi focalizzate sul futuro durante la creazione del MIS.Relazione rilevante tra la pianificazione del sottosistema:Lo sviluppo del MIS dovrebbe essere suddiviso nei sottosistemi associati. Questi sistemi di supporto devono essere utili con un'attenta pianificazione.Banca dati centrale:I dati sono presentati in forma tabellare nel database centrale. Questo database contiene dati relativi a inventari, dipendenti, clienti e altre fonti di informazione. Il database è responsabile dei processi di inserimento, cancellazione e aggiornamento dei record.

Tipologie di sistemi informativi gestionali (MIS)

I sistemi informativi sono disponibili in varie forme per raccogliere dati, fornire report e aiutare i manager operativi e di medio livello nel prendere decisioni. A seconda della situazione, vengono utilizzati diversi sistemi informativi gestionali. Pertanto, la scelta del tipo di MIS appropriato è fondamentale. Ecco alcuni dei tipi MIS più utilizzati spiegati:

1. Sistema di reporting direzionale

È un database che tiene traccia di tutte le finanze e delle attività aziendali a vari livelli di gestione. I manager di livello medio utilizzano in genere un sistema di reporting gestionale per produrre report frequenti confrontando le prestazioni finanziarie passate e presenti per valutare la crescita finanziaria. I manager di livello intermedio possono anche usarlo per analizzare le loro prestazioni. I dirigenti di livello senior confrontano l'attuale situazione finanziaria dell'azienda e l'efficacia operativa con gli obiettivi stabiliti dall'azienda utilizzando i dati forniti dal sistema di reporting.

2. Sistemi di controllo del processo

Questo sistema si concentra su attività commerciali fisiche o industriali, come l'assemblaggio di automobili, la raffinazione del petrolio o la produzione di metalli. Il sistema di controllo del processo raccoglie continuamente dati e produce un report sulle prestazioni del sistema. Il report aiuta il management a valutare il funzionamento del processo e fornisce informazioni su quando si è verificato un evento specifico. Inoltre, rivela la frequenza con cui il sistema produttivo si discosta da un processo produttivo ciclico. Questo tipo di dati sono utili per valutare l'efficacia del sistema produttivo e mantenere il controllo sulla sicurezza dei lavoratori e delle attrezzature.

3. Sistema di vendita e marketing

I manager possono monitorare l'efficacia delle vendite e della pubblicità di un'azienda attraverso sistemi di vendita e marketing. Attraverso le recensioni e i commenti dei clienti, i sistemi di marketing possono generare report che aiutano i manager ad aumentare il livello dei loro prodotti. I responsabili marketing che utilizzano sistemi di vendita possono utilizzare i report per saperne di più sulle vendite previste e valutare come si confrontano con i guadagni attuali. Possono usarlo per riconoscere modelli e sviluppare soluzioni per lo sviluppo futuro. Questi sistemi possono tenere traccia delle discrepanze di prezzo tra i prodotti e delle promozioni attuali e delle campagne pubblicitarie utilizzate da specifici rivenditori. I manager possono utilizzare queste informazioni per tenere traccia delle vendite di un prodotto e indirizzare ulteriori promozioni o sconti.

4. Sistema di controllo delle scorte

Tiene traccia di ogni evento relativo all'inventario, come furto, deterioramento e inventario disponibile, consentendo al management di vedere quali prodotti si esauriscono più rapidamente e richiedono un rifornimento, in specifici punti vendita o nel magazzino aziendale. Il movimento dell'inventario nel magazzino, dal magazzino ai negozi, le vendite e i resi sono tutti monitorati dal sistema di controllo dell'inventario.

5. Sistemi contabili e finanziari

Tiene traccia delle risorse e degli investimenti di un'organizzazione. Raccoglie tutte le informazioni rilevanti per i rapporti finanziari richiesti dalla legge per imposte federali, statali e locali, buste paga e fondi pensione. Se l'istituzione pubblica relazioni annuali, il sistema contabile e finanziario fornisce le relazioni necessarie per tali audit. Inoltre, semplifica la registrazione delle transazioni giornaliere, come ricavi di vendita, resi e depositi bancari. Questo metodo costituisce la base per gli estratti conto mensili come i profitti e le perdite e i bilanci. Inoltre, queste dichiarazioni aiutano i manager a confrontare l'attuale successo finanziario dell'azienda con i suoi risultati storici e a stabilire obiettivi per l'espansione futura.

6. Risorse umane

Con l'uso di questo sistema di gestione delle informazioni, la direzione può regolare il modo in cui le informazioni vengono distribuite all'interno dell'azienda. Il sistema informativo dell'automazione dell'ufficio comprende strumenti elettronici che i manager utilizzano per comunicare con altri responsabili di reparto, con il loro personale o anche con altri dipendenti. Buste paga, benefici e pensioni sono tutti componenti finanziari dei sistemi contabili e finanziari monitorati da questo sistema. Il sistema delle risorse umane tiene traccia anche di numerose altre cose. Fornire avvisi di conformità alla legge richiede sessioni di formazione e le normative sulle risorse umane facilitano la comunicazione tra i membri del personale, le risorse umane e la direzione.

7. Sistema di supporto alle decisioni

I sistemi di supporto alle decisioni raccolgono informazioni da fonti sia interne che esterne per assistere i manager nelle scelte aziendali. I dati provenienti da altri reparti, come dati finanziari, dati di inventario o margini di vendita correnti per un trimestre, sono esempi di dati provenienti da fonti interne. Le fonti di dati esterne includono sviluppi del settore, tassi di interesse e costi con aziende o fornitori rivali. Quando esprime giudizi sulla crescita, sulle quote di lavoro annuali o sulla creazione di nuove politiche, un manager può utilizzare un sistema di supporto decisionale.

8. Sistema informativo direzionale

Il sistema informativo esecutivo è realizzato per aiutare la direzione esecutiva a supervisionare i dirigenti. Fornendo informazioni in tabelle e grafici, questo sistema rende semplice per i manager analizzare i dati e formulare giudizi informati.

9. Sistemi informativi di marketing

Il sistema informativo di marketing si riferisce alla raccolta, analisi, interpretazione, archiviazione e presentazione sistematica di informazioni di mercato agli operatori di marketing in modo regolare e continuo da fonti interne ed esterne. Fornisce agli operatori di marketing dettagli importanti per decidere come svolgere al meglio le operazioni di marketing, come prezzi, packaging, sviluppo di nuovi prodotti, distribuzione, media e promozione.

10. Sistema di transazione

I sistemi di processo delle transazioni acquisiscono dati durante l'attività transazionale quotidiana di un'organizzazione. Possono anche tenere d'occhio altre operazioni regolari come code di merci o prenotazioni per varie merci. Le buste paga e altre operazioni aziendali che coinvolgono i depositi possono essere automatizzate con sistemi di transazione.

11. Sistema di gestione delle informazioni scolastiche

Un sistema informativo scolastico (SIMS) consente a una scuola di operare in modo efficiente. Molte scuole utilizzano questa tecnologia per gestire tutte le operazioni dietro le quinte di una scuola e per modellare il cervello dei giovani. Il sistema informativo della scuola ha ridotto il carico di lavoro legato al mantenimento e alla gestione dei registri delle presenze degli studenti.

12. Pianificazione delle risorse aziendali

Un'azienda utilizza software o sistemi per pianificare e gestire attività quotidiane come catena di fornitura, produzione, servizi, dati finanziari e altri processi. Contabilità e approvvigionamento, gestione dei progetti, gestione delle relazioni con i clienti, gestione del rischio, conformità e operazioni della catena di fornitura sono solo alcune delle attività che il software di pianificazione delle risorse aziendali può eseguire per automatizzare e semplificare un'azienda o un'organizzazione.

Vantaggi del MIS

Facilita la pianificazione:Con la crescita delle dimensioni e della complessità delle organizzazioni, i manager ora lavorano da remoto anziché dal luogo delle operazioni, grazie alle informazioni utili che MIS fornisce per un processo decisionale efficace.Riduce al minimo il sovraccarico di informazioni:Il MIS aiuta a segmentare i dati in componenti più gestibili e pertinenti per il processo decisionale. Di conseguenza, enormi quantità di dati organizzati creano meno confusione.Il MIS incoraggia la decentralizzazione:La decentralizzazione del potere è resa possibile tramite MIS. Ciò aiuta ad aggiornare le politiche e le pratiche organizzative. Poiché esistono sistemi minoritari a livelli inferiori di misurazione della performance, ciò è plausibile.Porta il coordinamento:Tutti i nodi decisionali organizzativi sono collegati tramite MIS. Ciò garantisce il funzionamento efficiente di un'organizzazione. Aiuta l'assorbimento di attività specializzate in modo che ogni area possa comprendere i bisogni e le difficoltà degli altri.Semplifica il controllo:Il MIS è uno strumento cruciale di collegamento tra pianificazione gestionale e controllo. Il MIS utilizza i computer per espandere la capacità di elaborazione e archiviazione dei dati riducendo i costi. Migliora la capacità del management di valutare e migliorare la performance.

Svantaggi del MIS

Abbastanza costoso da impostare e configurare:Lo svantaggio principale del MIS è che è estremamente costoso da implementare per un'azienda. Per il funzionamento di questo sistema informativo sono necessari numerosi componenti hardware e software.Mancanza di flessibilità per aggiornarsi:MIS non può aggiornarsi automaticamente come molte altre applicazioni. Il sistema deve essere aggiornato manualmente raccogliendo i dati grezzi e inserendoli al suo interno per l'elaborazione e l'aggiornamento dei dati precedentemente archiviati.Rischio di frode:In ogni fase della transazione devono essere effettuati opportuni controlli e verifiche. Qualsiasi violazione potrebbe portare a situazioni potenzialmente pericolose, come la pubblicazione di transazioni illegali da parte di un intruso.Tiene conto solo dei fattori qualitativi:Il MIS ignora gli aspetti non qualitativi, tra cui il morale, l'atteggiamento e la motivazione dei dipendenti, a favore di considerare solo i fattori qualitativi.Forte dipendenza dalla tecnologia:Nei sistemi informativi computerizzati, la tecnologia è fortemente dipendente. Le informazioni non possono essere accessibili in caso di guasto del dispositivo o del software finché il software o l'hardware necessario non viene sostituito.